Une stratégie novatrice en transformation organisationnelle : la création et la mise en oeuvre d’un bureau de soutien à la transition au sein d’un centre universitaire de santé


Sous la direction de Mélanie Lavoie-Tremblay, professeure adjointe, École des sciences infirmières Ingram, Université McGill (à gauche), et de Marie Claire Richer, directrice du Bureau de soutien à la transition (à droit)

Avec Monique Aubry, Alain Biron, Michel Vézina, Madelaine Boulay-Bolduc, Patricia Lefebvre, Micheline St-Marie, Guylaine Cyr, Jean-Louis Denis

MESSAGES PRINCIPAUX

  • Le besoin d’information pour guider la mise en oeuvre du changement a été identifié par les décideurs en matière de soins de santé depuis plusieurs années et est toujours un besoin actuel.
  • On observe, étant donné le nombre croissant de projets de grande envergure et la complexité du système de la santé, que la gestion de projet connaît actuellement un essor remarquable.
  • En 2008, le Centre universitaire de santé McGill (CUSM) a mis en place un Bureau de soutien à la transition (BST) dans le cadre de son projet de redéveloppement qui implique la réorganisation des soins et services de six (6) sites hospitaliers actuels vers trois (3) sites.
  • Le BST est composé d’une directrice et de plus de 30 experts en gestion de projet, évaluation,gestion du changement, optimisation des processus, communication, gestion des connaissances (courtier de connaissances) et étudiants au doctorat.
  • Le BST a accompagné plus de 35 projets d’envergure et développé un programme d’accompagnement novateur qui cible trois types de projet : l’harmonisation des pratiques cliniques, la consolidation d’équipe et l’optimisation des processus.
  • Nos principaux résultats démontrent l’importance d’avoir des ressources dédiées au sein d’un bureau tel que le BST, afin de soutenir les équipes dans la mise en oeuvre de leurs projets dans un contexte de redéploiement majeur.
  • Le BST aide à surmonter des obstacles bien connus à la mise en oeuvre de pratiques basées sur les données probantes, comme le manque de ressources, le manque de temps, la motivation du personnel.
  • Les ressources dédiées du BST sont reconnues au CUSM pour leurs compétences, expertise et crédibilité. De plus, le BST a développé des fonctions essentielles qui contribuent au soutien des équipes, à l’avancement des projets et au succès du projet de redéploiement. Il s’agit du suivi et de la performance des projets, de la gestion de projet et du changement, et de la gestion des connaissances.
  • Pour démontrer la valeur ajoutée du BST, il a été nécessaire de repenser la façon dont l’organisation gère ses portefeuilles de projets afin d’obtenir des renseignements valides et fiables au sujet de sa performance du point de vue des projets. Le BST a développé, en partenariat avec le département de qualité et performance, un cadre théorique d’évaluation de la performance pour évaluer chacun des projets.
  • Grâce à leur accompagnement, les experts du BST permettent d’améliorer les pratiques et les patients reçoivent ainsi des soins plus sécuritaires et de meilleure qualité.
  • Un bureau de gestion de projet peut être déployé efficacement pour élaborer des stratégies visant à assurer une meilleure mise en oeuvre dans le contexte d’un important projet de redéveloppement. La mise en place d’un bureau de gestion de projet au sein d’organisations de soins de santé est réalisable et donne lieu à des changements parmi les équipes de soins de santé et en matière de soins aux patients.