Cinq choses que j’ai apprises lorsque nous avons changé de bureaux

par Nadine Morris Nancy Quattrocchi, Vice-présidente | 01 nov., 2017 | 01 nov., 2017
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À la fin du mois de juin, nos bureaux ont déménagé. Après 14 ans dans l’ouest d’Ottawa, nous sommes désormais installés au centre-ville, au 150 rue Kent.

En plus du grand changement d’adresse, nous avons repensé et rénové 17 469 pieds carrés d’espace de travail pour l’adapter à nos besoins actuels et à venir. Nous avons non seulement dû nous occuper d’un déménagement d’envergure avec boîtes et camions, mais nous avons également dû jouer aux contremaîtres en gérant, entre autres, l’électricité, la menuiserie, la plomberie, le plâtrage, le plancher, et les luminaires de notre nouvel espace.

Nous ne regrettons rien. Nos nouveaux locaux sont à la hauteur : l’espace est moderne, ouvert et il est inondé de lumière naturelle ; notre mobilier est ergonomique avec des bureaux ajustables ; des pièces sont consacrées aux discussions ; nos salles de réunion sont à la fine pointe de la technologie ; et finalement, nous avons un petit café de style Starbucks qui comprend une machine distributrice à café espresso et latte.

En tant que gestionnaire du projet, je suis ravie d’annoncer que nos 59 employés sont maintenant installés dans leur nouvel environnement professionnel. Le déménagement s’est bien déroulé, mais pas sans embuches. Alors que tout semblait calme en surface, nos moteurs nos cessé de fonctionner. Ce changement représentait un projet énorme et je mentirais si je disais que ça n’a pas été stressant. Le dicton veut que l’union fait la force. C’est bien vrai. Le déménagement constitue un exemple parfait d’un travail d’équipe réussi.

Je suis maintenant heureuse de pouvoir vous témoigner de ce que j’ai appris à travers cette expérience :

  1. 1- Il faut planifier, planifier, et replanifier! Il arrive très souvent qu’on déroge aux plans les plus détaillés et les mieux réfléchis. Même quand vous pensez que tout est parfait, il faut vérifier et revérifier… TOUJOURS ! Il y a systématiquement des imprévus lorsqu’un nouveau projet d’envergure se met en branle : si un fournisseur n’est tout à coup plus disponible, par exemple, cela peut entraîner un effet domino et retarder le processus de plusieurs semaines. Soyez flexibles !
  2. 2- Entourez-vous de gens bons ! Il paraît qu’on voit la vraie nature des gens lorsque les temps sont durs. Et j’ai pu en être témoin. Parfois, il vous faut simplement quelqu’un à qui vous confier, ou sur qui compter, ou même une épaule pour pleurer ! Mes amis et mes collègues m’ont donné le courage d’avancer. Ils sont passés de « confidents par excellence » à… « psychothérapeutes dévoués » ! Et j’ai également su puiser une force insoupçonnée dans l’équipe qui m’entourait durant le déménagement. Ne vous repliez pas sur vous-même, tendez la main, impliquez les autres. Vous serez ravis de la compétence des gens qui vous secondent.
  3. 3- Impliquez votre personnel dans tout le processus et tenez-les au courant de l’évolution du projet. Le changement est difficile pour plusieurs. Chez nous, certains étaient tout de suite heureux du déménagement, alors que d’autres ne l’étaient pas. Rappelez-vous donc toujours que le changement – même lorsqu’il est nécessaire – crée beaucoup de remous émotionnels. Respectez les besoins de vos employés en les tenant informés. Et je mets l’accent sur la communication : restez ouverts aux communications pendant tout le cheminement, écoutez et répondez. Voici ce qui a bien fonctionné chez nous :
    • Nous avons invité le personnel à se joindre à l’équipe de gestion de l’espace de travail durant le processus de sélection et d’évaluation des différents emplacements que nous contemplions, et nous avons discuté des moyens de transport et d’autres questions liées.
    • Nous avons créé un sondage demandant aux employés ce qu’ils aimeraient avoir dans le nouvel espace de travail et nous avons ensuite tenté de mettre en œuvre ces suggestions lorsque possible.
    • Chaque semaine, durant le caucus du lundi, j’expliquais où le projet en était rendu et quels emplacements avaient été retenus ou rejetés. Nous envoyions également des courriels hebdomadaires pour tenir notre personnel au courant, même lorsque c’était pour dire qu’il n’y avait rien de neuf !
    • Une fois la décision prise et approuvée par le conseil d’administration concernant l’emplacement des nouveaux bureaux, nous avons organisé une rencontre de coup d’envoi pour présenter la décision aux employés et pour répondre aux questions.
    • Ma porte était toujours ouverte pour quiconque voulait discuter.
  4. 4- Faites tout ce que vous pouvez en (a) prenant du recul ; (b) et avec humour. Facile à dire, surtout quand on doit tout gérer en même temps. Rappelez-vous ces lieux communs et chérissez-les, ce n’est pas la fin du monde, si vous remettez un projet en retard : Rome ne s’est pas faite en un jour et ; après la pluie, le beau temps. Prenez toujours le temps de rire un bon coup !
  5. 5- Célébrez les réussites. Pour la première journée de travail dans nos nouveaux bureaux, nous avons tenu un déjeuner au mimosa avec les employés pour accueillir tout le monde « chez eux » et pour remercier l’équipe de son travail dévoué. J’ai apporté des cadeaux à mes collègues les plus proches et me suis assurée que tout le monde soit reconnu publiquement. Il est très important que le personnel sache que la réussite est issue du travail uni de tout un chacun.

En conclusion ? Nous avons survécu ! Nous sommes fiers de notre nouvel espace de travail qui est lumineux, confortable, moderne et qui reflète la personnalité de la FCASS. Nous avons été moteur de changement, tous ensemble, dans nos nouveaux bureaux.

Je vous invite à venir nous rendre visite si vous passez dans le quartier. J’adorerais vous rencontrer, discuter de notre déménagement avec vous, et vous offrir un petit tour guidé !

Et vous ? Avez-vous vécu un cheminement similaire et avez-vous des suggestions à ajouter ?

Nancy M. Quattrocchi

Vice-présidente, Services de gestion, FCASS

Starbucks-café style kitchen

Cuisine de style Starbucks avec machine à café expresso, cappuccino et latté.

One of our cozy collaboration areas.

Une de nos zones de collaboration invitantes.

CFHI reception area.

Aire d’accueil de la FCASS.

Innovation Room

Notre salle de l’innovation propose des sièges confortables, de la lumière naturelle et un moniteur à grand écran.


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